3 εργαλεία που αναβαθμίζουν τα υβριδικά meeting σας
Σύμφωνα με μία παγκόσμια έρευνα της Frost & Sullivan το 2021 τα Microsoft Teams meetings αυξήθηκαν κατά 148% σε σχέση με τα επίπεδα πριν από τον Covid-19, ενώ μέχρι το τέλος του 2024 αναμένεται ότι το 25% όλων των meetings θα είναι υβριδικά.
Την περίοδο που ίσχυαν τα μέτρα προστασίας κατά του Covid-19 και οι περισσότεροι εργαζόμενοι δούλευαν από το σπίτι, τα meeting διεξάγονταν σε εξαιρετικές συνθήκες (συνήθως). Όλοι οι συμμετέχοντες χρησιμοποιούσαν τους προσωπικούς τους υπολογιστές ή άλλες συσκευές, άρα είχαν πολύ καλή πρόσβαση σε κάμερα και μικρόφωνο και με τις δυνατότητες που προσέφερε η κάθε πλατφόρμα τηλεδιάσκεψης, μπορούσε ο κάθε συμμετέχων να πάρει τον έλεγχο της παρουσίασης με μερικά κλικ. Επίσης, οι συμμετέχοντες μπορούσαν να φροντίσουν να υπάρχει ησυχία στον χώρο τους ώστε να μην ακούγονται στο meeting ανεπιθύμητοι ήχοι.
Τι γίνεται, όμως, τώρα που οι κάποιοι εργαζόμενοι έχουν επιστρέψει μόνιμα στο γραφείο, κάποιοι εργάζονται απομακρυσμένα κάποιες ημέρες την εβδομάδα και κάποιοι μπορεί να εργάζονται μόνιμα από άλλο χώρο;
Για να είναι επιτυχημένα τα υβριδικά meetings, θα πρέπει όλοι οι συμμετέχοντες να έχουν τη δυνατότητα για ισότιμη παρουσία και συμμετοχή. Αυτό σημαίνει να υπάρχει καλή ακουστική στον χώρο ώστε ακούν καλά οι συμμετέχοντες από απόσταση, επαρκής κάλυψη από την κάμερα ώστε να μπορούν να βλέπουν όλους τους παρευρισκόμενους στην αίθουσα διασκέψεων και τεχνολογία που να διευκολύνει την πραγματοποίηση των meeting.
Ή όπως το έθεσε ο Satya Nadella, CEO της Microsoft:
«Πρέπει να διασφαλίσουμε, ότι όσοι συμμετέχουν απομακρυσμένα θα πρέπει να είναι ισότιμοι συμμετέχοντες».
Κάποιες εταιρείες έχουν επιλέξει να συνδέονται όλοι οι εργαζόμενοι στο meeting από το laptop τους ακόμη και αν βρίσκονται στο γραφείο τους. Αν, όμως, βλέπουν τους συναδέλφους που βρίσκονται στον ίδιο χώρο μέσα από την οθόνη ενός υπολογιστή, ποιος είναι ο λόγος να βρίσκονται στον γραφείο;
Για να μπορέσουμε να προσφέρουμε σε όλους τους συμμετέχοντες ισότιμη πρόσβαση σε ένα meeting, θα πρέπει να εξετάσουμε πρώτα ποια είναι τα βασικά προβλήματα που εμποδίζουν την ομαλή διεξαγωγή ενός υβριδικού meeting. Δεν είναι απαραίτητο, ότι όλες οι αίθουσες συνεδριάσεων και όλα τα υβριδικά meeting έχουν τα ίδια προβλήματα, αλλά τα πιο συνηθισμένα σχετίζονται με την εικόνα, τον ήχο και τη σύνδεση με το σύστημα τηλεδιάσκεψης.
Η εικόνα στα υβριδικά meetings
Τα περισσότερα meeting rooms έχουν, πλέον, υψηλής ποιότητας συστήματα τηλεδιάσκεψης με οθόνες και κάμερες που επιτρέπουν την πραγματοποίηση υβριδικών meeting. Συνήθως, όμως, η οθόνη και η κάμερα είναι τοποθετημένες μπροστά από ένα μακρόστενο τραπέζι συνεδριάσεων, με αποτέλεσμα να μην έχουν όλοι οι συμμετέχοντες καλή οπτική της οθόνης και αντίστοιχα όσοι συνδέονται απομακρυσμένα να μην μπορούν να δουν όλους όσους κάθονται γύρω από το τραπέζι.
Η λύση; Το γραφείο συνεδριάσεων Ocular. Ένα meeting table ειδικά σχεδιασμένο για hybrid meetings, το οποίο επιτρέπει σε όλους τους συμμετέχοντες με φυσική παρουσία να έχουν ισότιμη παρουσία απέναντι στην κάμερα και ταυτόχρονα να έχουν όλοι τη βέλτιστη δυνατή οπτική της οθόνης.
Έχοντας καλύτερη οπτική, μπορούν όλοι να δουν τους υπόλοιπους συμμετέχοντες στο meeting και να διαβάζουν τη γλώσσα σώματος και τον βαθμό engagement. Έτσι διευκολύνεται η δημιουργία καλύτερων σχέσεων μεταξύ των συμμετεχόντων, επιτρέποντας και την καλύτερη συνεργασία τους.
Βελτιστοποίηση ήχου για υβριδικά meetings
Για τη βέλτιστη διενέργεια μίας τηλεδιάσκεψης είναι σημαντικό να υπάρχει επαρκής ηχητική κάλυψη του χώρου. Συνήθως τα συστήματα τηλεδιάσκεψης έχουν πολύ καλά μικρόφωνα, τα οποία μπορούν να μεταφέρουν τον ήχο σε όσους είναι συνδεδεμένοι απομακρυσμένα. Εναλλακτικά, αυτό θα μπορούσε να συμβεί με τη χρήση πρόσθετων μικροφώνων μέσα στο meeting room. Ο ήχος μίας τηλεδιάσκεψης μπορεί, όμως, να επηρεαστεί και από την ηχώ που δημιουργείται μέσα στον χώρο, όταν δεν υπάρχει σωστή ηχοαπορρόφηση.
Έχουμε ήδη μιλήσει για τον θόρυβο και την σημασία της ηχοαπορρόφησης στον χώρο εργασίας, σε προηγούμενο άρθρο μας. Ειδικά μέσα στα meeting rooms η ηχοαπορρόφηση είναι σημαντική γιατί βοηθάει όσους συμμετέχουν απομακρυσμένα να ακούν καλύτερα και να μπορούν να συμμετέχουν πιο ενεργά στην συζήτηση.
Η επιλογή των κατάλληλων ηχοαπορροφητικών μέσων για τον χώρο συνεδριάσεων μπορεί να μειώσει την αντήχηση και να βελτιώσει την ακουστική, τόσο για τους παρευρισκόμενους στην αίθουσα αλλά κυρίως για όσους συμμετέχουν απομακρυσμένα. Έτσι, όσοι συμμετέχουν απομακρυσμένα στη συνδιάσκεψη θα μπορούν να έχουν καλύτερη αντίληψη της συζήτησης μέσα στον χώρο και θα μπορούν να συμμετέχουν με μεγαλύτερη άνεση.
Η τεχνολογία στην υπηρεσία των υβριδικών meetings
Κατά τη διάρκεια ενός meeting συχνά οι παρευρισκόμενοι μπορεί να χρειαστούν πρόσβαση στα αρχεία τους ή και να προβάλλουν κάτι στη οθόνη τηλεδιάσκεψης. Αν δεν μπορούν να συνδεθούν όλοι οι υπολογιστές στο σύστημα τηλεδιάσκεψης, τότε θα πρέπει τα αρχεία να μεταφερθούν με άλλους τρόπους στον υπολογιστή που είναι συνδεδεμένος.
Αν, όμως, υπήρχε ένας τρόπος να συνδεθούν περισσότεροι από έναν υπολογιστές ή και άλλες συσκευές στο σύστημα τηλεδιάσκεψης;
Το Ochno είναι ένα εύχρηστο σύστημα, που επιτρέπει τη σύνδεση πολλαπλών υπολογιστών και άλλων συσκευών στο σύστημα τηλεδιάσκεψης και την εύκολη εναλλαγή μεταξύ αυτών. Με ένα μόνο καλώδιο ο χρήστης μπορεί να πάρει τον έλεγχο του συστήματος τηλεδιάσκεψης και να κάνει παρουσίαση, να μεταφέρει αρχεία, ή απλά να φορτίσει το κινητό. Έτσι, όποιος κάνει παρουσίαση δεν χρειάζεται να αλλάξει θέση ή να μεταφέρει αρχεία από τον ένα υπολογιστή στον άλλο. Μπορεί να ανοίξει την παρουσίαση από τον υπολογιστή, το tablet ή ακόμη και το κινητό από τη θέση του. Αλλά και οι υπόλοιποι παρευρισκόμενοι, ακόμη και αν δεν χρειάζονται πρόσβαση στο σύστημα τηλεδιάσκεψης, μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις διακριτικές και καλαίσθητες θύρες του Ochno για φορτίσουν τις συσκευές τους.
Η μετά Covid-19 εποχή δεν είναι η πρώτη φορά που γίνονται απομακρυσμένα meetings. Εδώ και δεκαετίες πραγματοποιούνταν συναντήσεις, στις οποίες συμμετείχαν εργαζόμενοι και συνεργάτες μέσω εφαρμογών τηλεδιασκέψεων ή ακόμη και μέσω τηλεφώνου. Οι συνθήκες, όμως, για τους συμμετέχοντες από απόσταση δεν ήταν πάντα ιδανικές, καθώς δεν μπορούσαν πάντα να ακούσουν καλά τις συζητήσεις μέσα στην αίθουσα διασκέψεων και να δουν τι προβαλλόταν στις οθόνες. Σήμερα, όμως, η τεχνολογία μας δίνει τη δυνατότητα να απολαμβάνουν όλοι οι συμμετέχοντες σε ένα meeting με τις ίδιες εξαιρετικές συνθήκες, ανεξαρτήτως του τρόπου και του τόπου από τον οποίο συμμετέχουν. Με τα κατάλληλα εργαλεία η απόσταση στις εξ’ αποστάσεως συναντήσεις μπορεί να μηδενιστεί.